Memulai Komputerisasi di Bisnis UKM

Posted: 24.06.2008

Saat kita ingin mengkomputerisasi perusahaan kita banyak sekali pertimbangan yang harus kita pikirkan. Mengapa komputerisasi begitu penting dan bagaimana sebaiknya kita mulai melakukan komputerisasi pada perusahaan kita.

1. Apa itu komputerisasi dan Mengapa harus komputerisasi?
   

Kebanyakan masyarakat awam masih rancu untuk membedakan antara
·         Usaha yang sudah ter komputerisasi atau
·         Usaha yang sudah menggunakan komputer untuk alat bantu.
Mereka beranggapan bahwa kalau dalam usahanya sudah menggunakan komputer maka dikatakan sudah terkomputerisasi. Padahal ..
Yang dimaksud komputerisasi disini adalah dengan mendaya gunakan kemampuan komputer untuk menghitung, mengontrol dan membuat laporan secara terpadu sehingga dapat  memperlancar usaha yang dijalankan. Jadi komputer bukan hanya digunakan sebagai pengganti mesin ketik seperti yang biasa digunakan.
Semakin usaha Anda berkembang, semakin komplek permasalahan yang terjadi. Dengan system kontrol manual maka Anda akan banyak mengalami kesulitan untuk melakukan perhitungan, kontrol bahkan pembuatan laporan. Dan kalaupun itu bisa Anda  lakukan dengan system manual , saya yakin Anda akan ikut (selalu) terjun dalam pekerjaan itu, Anda tidak pernah bisa mendelegasikan tugas itu kepada yang lain karena memang kontrol hanya datang dari satu sumber ( Personil yang bertanggung jawab) . Akan tetapi  dengan system komputer maka kontrol dapat datang dari dua sumber yaitu
·         dari personil yang bertanggung jawab dan 
·         dari system komputer itu sendiri. 
Jadi kemungkinan untuk berbuat curang dari orang yang bertanggung jawab akan lebih kecil (meskipun tidak 100% tidak bisa).
Banyak dari kalangan pebisnis lalai pada hal ini . Mereka memulai komputerisasi setelah terjadi kebobolan pada system manual nya, yang menyebabkan perusahan sudah kehilangan (Karena kecurangan) Jutaan Rupiah ( Bahkan ratusan juta)

2. Kapan saatnya bisnis UKM mulai perlu komputerisasi?
   

Idealnya komputerisasi sudah kita lakukan sebelum sesuatu kebobolan terjadi didalam bisnis kita. Akan tetapi memang perlu kita perhitungkan antara cash flow yang ada dengan investasi (komputerisasi) yang akan kita lakukan. 
Sebagai bahan panduan untuk mengetahui kapan usaha Anda perlu dikomputerisasi, berikut point-point yang bisa Anda gunakan :

1. Jika usaha Anda mulai berdiri dan Anda tidak punya system manual yang bisa / akan Anda terapkan
2. Jika omzet Anda sudah melebihi dari yang bisa Anda kontrol ( dalam bentuk laporan yang akurat)
3. Jika Anda sudah tidak bisa mengetahui pasti berapa jumlah piutang Anda kepada para pelanggan
4. Jika Anda mulai membuka cabang baru dan harus mempercayakan bisnis itu (atau yang sedang Anda jalankan) di pegang / dijalankan orang lain.
5. Jika Anda ingin meningkatkan prestige kepada para pelanggan
   

3. Apa saja yang harus di persiapkan?
   

Hanya dengan mempunyai cukup / banyak  uang tidak cukup untuk bisa dijadikan acuan bahwa Anda bisa  mengkomputerisasi bisnis Anda. Ada beberapa faktor yang harus dipersiapkan (selain uang) untuk bisa mengkomputerisasi system.

1. SDM (Sumber Daya Manusia)
   

Anda harus memikirkan terlebih dahulu, apabila komputerisasi dijalankan di bisnis Anda, kira-kira siapa yang akan menjalankan system itu nantinya , minimal orang yang menjalankan nanti adalah orang yang bisa cepat belajar (meskipun sebelumnya belum pernah pegang komputer), lebih baik lagi jika orang tersebut sudah bisa menjalankan komputer atau bahkan sudah pernah menjalankan system komputer. Karena apabila orang ini tidak ada, maka penerapan komputerisasi tidak pernah bisa dijalankan.

2. Hardware
   Komputerisasi pasti memerlukan media untuk mengoperasikan, yaitu komputer itu sendiri. Mahal atau tidaknya dana yang diperlukan untuk pembelian komputer tergantung pada tujuan penerapan system yang akan dijalankan. Adapun yang berpengaruh pada besar tidaknya invenstasi yang dikeluarkan untuk pembelian komputer, ada beberapa faktor yaitu:
   

1.       Spesifikasi komputer (Workstation)
Kebayakan system komputer (program) yang ada sekarang sudah under Windows, jadi saya menyarankan untuk menggunakan komputer pentium 2 keatas, spesifikasi komputer berpengaruh pada kecepatan program yang akan dijalankan , semakin tinggi spesifikasi komputer, semakin cepat program bisa berjalan. Akan tetapi indikator “cepat” pada masing-masing orang berbeda-beda, sehingga pemilihan spesifikasi menurut saya bisa negosiable. Artinya apabila dananya cukup hanya untuk komputer dengan spesifikasi tertentu, maka faktor kecepatan bisa diabaikan ( Prioritas bukan pada “Cepat “ tapi pada “ Berjalan” nya system)

2.       Jumlah Komputer
Jumlah komputer bisa Anda perkirakan dengan pembagian tugas yang akan di jalankan , jumlah yang harus disediakan sangat relatif , bisa mulai dari satu unit sampai puluhan unit tergantung dari system yang akan dirancang nantinya. Tetapi khusus untuk system yang dijalankan di swalayan, minimal komputernya adalah 2 unit, karena satu digunakan untuk penjualan, lainnya digunakan untuk mengisi nama barang (Gudang)

3.       Jaringan
Jaringan juga berpengaruh pada besarnya investasi yang akan di keluarkan. Semakin banyak komputer yang di gunakan maka investasi jaringan semakin mahal demikian juga  jarak antara komputer satu dengan lainnya juga berpengaruh pada besarnya investasi , semakin jauh maka biaya akan semakin mahal

4.       Server
Jika ingin system berjalan secara ideal, maka komputer server perlu dibelikan yang khusus untuk server, perbadingan harga antara komputer server dengan workstation (user) berbeda jauh, akan tetapi komputer server memang mempunyai unjuk kerja yang sangat baik. Tetapi apabila dana tidak mencukupi maka Server dapat menggunakan komputer biasa saja

3. Data
   Saat pertama kali komputerisai dijalankan maka yang perlu di masukkan ke dalam system komputer adalah data-data yang ada di system manual. Data –data ini harus akurat dan balance, karena apabila tidak, maka tidak mungkin dijalankan system komputerisasi. Hal ini disebabkan system tidak bisa mengkontrol apakah data yang dihasilkan komputer benar atau tidak. Ada sebuah istilah untuk hasil data yang berasal dari system komputer yaitu GIGO (Gold In Gold Out ) atau (Garbage In Garbage Out)
4. Decision maker (pengambil keputusan)
   Komputerisasi adalah penerapan system yang harus akurat dari ujung data sampai akhir laporan. Jadi apabila pada system manual ada sesuatu prosedur (atau perhitungan) yang tidak dapat dikomputerisasi,  maka perlu sebuah keputusan untuk mengubah prosedur ( perhitungan) yang biasa dilakukan di system manula menjadi perhitungan baru yang lebih accountable dan controlable. Keputusan ini harus cepat dilakukan dan harus langsung disosialisasikan kepada user (pengguna)
   

4. Memilih Rekanan
   

Yang perlu di garisbawahi dalam memilih rekanan dalam mengkomputerisasi usaha kita adalah : 
·         TIDAK SELALU YANG LEBIH MAHAL HARGANYA MAKA DIA LEBIH BAIK 
·         TIDAK ADA YANG DAPAT MENGKOMPUTERISASI 100% SEMPURNA SESUAI KEINGINAN ANDA. 
Di dalam komputerisasi selalu ada negosiasi dalam penerapan system dengan rekanan kita. Adapun rekanan yang bisa Anda pilih ada beberapa kategori yaitu:

1. Programmer lepas
   di Indonesia banyak sekali sekolah komputer yang menelorkan programmer-programmer, baik yang handal maupun yang biasa-biasa saja. Jika Anda menentukan untuk memilih programmer lepas sebagai rekanan, maka Anda harus pandai-pandai memilih mana programmer yang mempunyai kwalitas bagus dan mana yang programmer yang biasa-biasa saja.
   

Keuntungan dan kelemahan memakai rekanan ini adalah kurang lebih nya adalah sebagai berikut:
Keuntungan:
1.       Lebih murah
2.       Memenuhi kebutuhan system sperti manual yang ada
Kekurangan:
1.       Akan memakan waktu lebih lama ( karena banyaknya bug)
2.       Maintenance ( perawatan ) after sales service tidak terjamin
3.       System yang diterapkan belum tentu benar ( Karena langsung mengadopsi dari manual dan kurangnya pengetahuan programmer tentang system yang benar)

2. Mempekerjakan programmer

Anda juga dapat membuka lowongan programmer untuk memulai system komputerisasi di tempat Anda . Sama halnya dengan programmer lepas, Anda harus pandai –pandai memilih mana programmer yang bagus dan mana yang biasa-biasa saja ( dan ini sangat sulit). Tapi apabila kita berhasil memilih programmer yang baik maka ada faktor keuntungan dan kelemahan dengan memilih rekanan ini yaitu:
Keuntungan :
1.       System sesuai dengan yang diinginkan
2.       Biaya yang dikeluarkan bulanan ( Bisa lebih murah atau lebih mahal)
3.       Otomatis sudah mempunyai staff EDP
Kerugian:
1.       Anda tergantung pada programmer tersebut
2.       Faktor cheating (Kecurangan) dalam perusahaan bisa terjadi

3. Memilih vendor

Cara ketiga dalam memilih rekanan adalah dengan cara membeli system yang sudah baku dan sudah dipakai ditempat lain secara umum. System ini dikembangkan oleh vendor (software house ) yang memang mengeluti bidang ini sebagai bidang utama, biasanya perusahaan seperti ini memiliki beberapa programmer dalam menjalankan usahanya. Kategori vendor dibagi menjadi tiga macam yaitu:
 i.      Lokal
Yang saya maksud lokal adalah vendor yang ada dikota Anda sendiri. Sehingga antara pusat produksi system dan tempat usaha Anda, relatif lebih dekat. Artinya apabila Anda memerlukan sesuatu perawatan diharapakan akan dapat didatangi secara face to face. Memilih vendor lokal mempunyai kelebihan dan kekurangan sebagai berikut:
Kelebihan:
1.       Maintenance lebih terjamin
2.       Harga relatif murah
3.       Proses implemenatasi lebih cepat
Kekurangan:
1.       Kestabilan  system kadang masih kurang (meskipun lebih baik dibanding dengan programmer lepas)

  ii.      Nasional (regional)
Yang dimaksud dengan vendor nasional atau wilayah adalah vendor yang berada diluar kota Anda tetapi masih berada di indonesia. Sebuah vendor menjadi nasional biasanya karena lamanya dia berkecimpung didunia ini. Vendor nasional harus memiliki website yang interaktif dengan para pelanggan di luar kota.
Kelebihan:
1.       Relatif lebih stabil
Kekurangan:
1.       Relatif lebih mahal
2.       Maintenance masih perlu di pertanyakan

 iii.      Luar
Vendor luar adalah vendor yang berasal dari luar negeri. Biasanya kita mengetahui / mendapat software-software ini dari internet. Adapun kelebihan dan kekurangannya adalah sebagai berikut:
Kelebihan:
1.       Stabil
2.       Fasilitas lebih lengkap
Kekurangan:
1.       Berbahasa Inggris
2.       Maintenance mutlak via internet
3.       System kecenderungan menganut system luar ( international)
4.       Mahal

5. Menjalankan dan pemeliharaan
   

Memastikan bahwa inventasi yang Anda keluarkan masih bisa di pakai terus itu sangat penting dalam system komputerisasi. Dari awal Anda harus sudah memikirkan siapa yang nantinya akan menjadi staff EDP di perusahaan Anda, yang bertanggung jawab pada jalannya system, dan yang selalu kontak dengan vendor.