Memulai Komputerisasi di Bisnis UKM
Posted: 24.06.2008
Saat kita ingin mengkomputerisasi perusahaan kita banyak sekali pertimbangan yang harus kita pikirkan. Mengapa komputerisasi begitu penting dan bagaimana sebaiknya kita mulai melakukan komputerisasi pada perusahaan kita.
- Apa
itu komputerisasi dan Mengapa harus komputerisasi?
Kebanyakan
masyarakat awam masih rancu untuk membedakan antara
·
Usaha yang sudah ter
komputerisasi atau
·
Usaha yang sudah
menggunakan komputer untuk alat bantu.
Mereka beranggapan bahwa kalau dalam usahanya sudah menggunakan
komputer maka dikatakan sudah terkomputerisasi. Padahal ..
Yang
dimaksud komputerisasi disini adalah dengan mendaya gunakan
kemampuan komputer untuk menghitung, mengontrol dan membuat
laporan secara terpadu sehingga dapat
memperlancar usaha yang dijalankan. Jadi komputer bukan
hanya digunakan sebagai pengganti mesin ketik seperti yang biasa
digunakan.
Semakin usaha Anda berkembang,
semakin komplek permasalahan yang terjadi. Dengan system kontrol
manual maka Anda akan banyak mengalami kesulitan untuk melakukan
perhitungan, kontrol bahkan pembuatan laporan. Dan kalaupun itu
bisa Anda lakukan
dengan system manual , saya yakin Anda akan ikut (selalu) terjun
dalam pekerjaan itu, Anda tidak pernah bisa mendelegasikan tugas
itu kepada yang lain karena memang kontrol hanya datang dari satu
sumber ( Personil yang bertanggung jawab) . Akan tetapi
dengan system komputer maka kontrol dapat datang dari dua
sumber yaitu
·
dari
personil yang bertanggung jawab dan
·
dari
system komputer itu sendiri.
Jadi kemungkinan untuk berbuat curang dari orang yang
bertanggung jawab akan lebih kecil (meskipun tidak 100% tidak bisa).
Banyak
dari kalangan pebisnis lalai pada hal ini . Mereka memulai
komputerisasi setelah terjadi kebobolan pada system manual nya,
yang menyebabkan perusahan sudah kehilangan (Karena kecurangan)
Jutaan Rupiah ( Bahkan ratusan juta)
- Kapan
saatnya bisnis UKM mulai perlu komputerisasi?
Idealnya
komputerisasi sudah kita lakukan sebelum sesuatu kebobolan terjadi
didalam bisnis kita. Akan tetapi memang perlu kita perhitungkan
antara cash flow yang ada dengan investasi (komputerisasi) yang
akan kita lakukan.
Sebagai bahan panduan untuk mengetahui kapan usaha Anda perlu
dikomputerisasi, berikut point-point yang bisa Anda gunakan :
- Jika
usaha Anda mulai berdiri dan Anda tidak punya system manual
yang bisa / akan Anda terapkan
- Jika
omzet Anda sudah melebihi dari yang bisa Anda kontrol (
dalam bentuk laporan yang akurat)
- Jika
Anda sudah tidak bisa mengetahui pasti berapa jumlah piutang
Anda kepada para pelanggan
- Jika
Anda mulai membuka cabang baru dan harus mempercayakan
bisnis itu (atau yang sedang Anda jalankan) di pegang /
dijalankan orang lain.
- Jika
Anda ingin meningkatkan prestige kepada para
pelanggan
- Apa
saja yang harus di persiapkan?
Hanya
dengan mempunyai cukup / banyak
uang tidak cukup untuk bisa dijadikan acuan bahwa Anda bisa
mengkomputerisasi bisnis Anda. Ada beberapa faktor yang
harus dipersiapkan (selain uang) untuk bisa mengkomputerisasi
system.
- SDM
(Sumber Daya Manusia)
Anda
harus memikirkan terlebih dahulu, apabila komputerisasi dijalankan
di bisnis Anda, kira-kira siapa yang akan menjalankan system itu
nantinya , minimal orang yang menjalankan nanti adalah orang yang
bisa cepat belajar (meskipun sebelumnya belum pernah pegang
komputer), lebih baik lagi jika orang tersebut sudah bisa
menjalankan komputer atau bahkan sudah pernah menjalankan system
komputer. Karena apabila orang ini tidak ada, maka penerapan
komputerisasi tidak pernah bisa dijalankan.
- Hardware
Komputerisasi pasti memerlukan media untuk mengoperasikan, yaitu komputer itu sendiri. Mahal atau tidaknya dana yang diperlukan untuk pembelian komputer tergantung pada tujuan penerapan system yang akan dijalankan. Adapun yang berpengaruh pada besar tidaknya invenstasi yang dikeluarkan untuk pembelian komputer, ada beberapa faktor yaitu:
1.
Spesifikasi komputer (Workstation)
Kebayakan system komputer (program) yang ada sekarang sudah under
Windows, jadi saya menyarankan untuk menggunakan komputer pentium
2 keatas, spesifikasi komputer berpengaruh pada kecepatan program
yang akan dijalankan , semakin tinggi spesifikasi komputer,
semakin cepat program bisa berjalan. Akan tetapi indikator
“cepat” pada masing-masing orang berbeda-beda, sehingga
pemilihan spesifikasi menurut saya bisa negosiable. Artinya
apabila dananya cukup hanya untuk komputer dengan spesifikasi
tertentu, maka faktor kecepatan bisa diabaikan ( Prioritas bukan
pada “Cepat “ tapi pada “ Berjalan” nya system)
2.
Jumlah Komputer
Jumlah komputer bisa Anda perkirakan dengan pembagian tugas yang
akan di jalankan , jumlah yang harus disediakan sangat relatif ,
bisa mulai dari satu unit sampai puluhan unit tergantung dari
system yang akan dirancang nantinya. Tetapi khusus untuk system
yang dijalankan di swalayan, minimal komputernya adalah 2 unit,
karena satu digunakan untuk penjualan, lainnya digunakan untuk
mengisi nama barang (Gudang)
3.
Jaringan
Jaringan juga berpengaruh pada besarnya investasi yang akan di
keluarkan. Semakin banyak komputer yang di gunakan maka investasi
jaringan semakin mahal demikian juga
jarak antara komputer satu dengan lainnya juga berpengaruh
pada besarnya investasi , semakin jauh maka biaya akan semakin
mahal
4.
Server
Jika ingin system berjalan secara ideal, maka komputer server
perlu dibelikan yang khusus untuk server, perbadingan harga antara
komputer server dengan workstation (user) berbeda jauh, akan
tetapi komputer server memang mempunyai unjuk kerja yang sangat
baik. Tetapi apabila dana tidak mencukupi maka Server dapat
menggunakan komputer biasa saja
- Data
Saat pertama kali komputerisai dijalankan maka yang perlu di masukkan ke dalam system komputer adalah data-data yang ada di system manual. Data –data ini harus akurat dan balance, karena apabila tidak, maka tidak mungkin dijalankan system komputerisasi. Hal ini disebabkan system tidak bisa mengkontrol apakah data yang dihasilkan komputer benar atau tidak. Ada sebuah istilah untuk hasil data yang berasal dari system komputer yaitu GIGO (Gold In Gold Out ) atau (Garbage In Garbage Out) - Decision
maker (pengambil keputusan)
Komputerisasi adalah penerapan system yang harus akurat dari ujung data sampai akhir laporan. Jadi apabila pada system manual ada sesuatu prosedur (atau perhitungan) yang tidak dapat dikomputerisasi, maka perlu sebuah keputusan untuk mengubah prosedur ( perhitungan) yang biasa dilakukan di system manula menjadi perhitungan baru yang lebih accountable dan controlable. Keputusan ini harus cepat dilakukan dan harus langsung disosialisasikan kepada user (pengguna)
- Memilih
Rekanan
Yang
perlu di garisbawahi dalam memilih rekanan dalam mengkomputerisasi
usaha kita adalah :
·
TIDAK
SELALU YANG LEBIH MAHAL HARGANYA MAKA DIA LEBIH BAIK
·
TIDAK
ADA YANG DAPAT MENGKOMPUTERISASI 100% SEMPURNA SESUAI KEINGINAN
ANDA.
Di
dalam komputerisasi selalu ada negosiasi dalam penerapan system
dengan rekanan kita. Adapun rekanan yang bisa Anda pilih ada
beberapa kategori yaitu:
- Programmer
lepas
di Indonesia banyak sekali sekolah komputer yang menelorkan programmer-programmer, baik yang handal maupun yang biasa-biasa saja. Jika Anda menentukan untuk memilih programmer lepas sebagai rekanan, maka Anda harus pandai-pandai memilih mana programmer yang mempunyai kwalitas bagus dan mana yang programmer yang biasa-biasa saja.
Keuntungan
dan kelemahan memakai rekanan ini adalah kurang lebih nya adalah
sebagai berikut:
Keuntungan:
1.
Lebih murah
2.
Memenuhi kebutuhan system sperti manual yang ada
Kekurangan:
1.
Akan memakan waktu lebih lama ( karena banyaknya bug)
2.
Maintenance ( perawatan ) after sales service tidak
terjamin
3.
System yang diterapkan belum tentu benar ( Karena langsung
mengadopsi dari manual dan kurangnya pengetahuan programmer
tentang system yang benar)
- Mempekerjakan programmer
Anda
juga dapat membuka lowongan programmer untuk memulai system
komputerisasi di tempat Anda . Sama halnya dengan programmer lepas,
Anda harus pandai –pandai memilih mana programmer yang bagus dan
mana yang biasa-biasa saja ( dan ini sangat sulit). Tapi apabila
kita berhasil memilih programmer yang baik maka ada faktor
keuntungan dan kelemahan dengan memilih rekanan ini yaitu:
Keuntungan
:
1.
System sesuai dengan yang diinginkan
2.
Biaya yang dikeluarkan bulanan ( Bisa lebih murah atau
lebih mahal)
3.
Otomatis sudah mempunyai staff EDP
Kerugian:
1.
Anda tergantung pada programmer tersebut
2.
Faktor cheating (Kecurangan) dalam perusahaan bisa terjadi
- Memilih vendor
Cara
ketiga dalam memilih rekanan adalah dengan cara membeli system
yang sudah baku dan sudah dipakai ditempat lain secara umum.
System ini dikembangkan oleh vendor (software house ) yang memang
mengeluti bidang ini sebagai bidang utama, biasanya perusahaan
seperti ini memiliki beberapa programmer dalam menjalankan
usahanya. Kategori vendor dibagi menjadi tiga macam yaitu:
i.
Lokal
Yang saya maksud lokal adalah vendor yang ada dikota Anda sendiri.
Sehingga antara pusat produksi system dan tempat usaha Anda,
relatif lebih dekat. Artinya apabila Anda memerlukan sesuatu
perawatan diharapakan akan dapat didatangi secara face to face.
Memilih vendor lokal mempunyai kelebihan dan kekurangan sebagai
berikut:
Kelebihan:
1.
Maintenance lebih terjamin
2.
Harga relatif murah
3.
Proses implemenatasi lebih cepat
Kekurangan:
1.
Kestabilan system
kadang masih kurang (meskipun lebih baik dibanding dengan
programmer lepas)
ii.
Nasional (regional)
Yang dimaksud dengan vendor nasional atau wilayah adalah vendor
yang berada diluar kota Anda tetapi masih berada di indonesia.
Sebuah vendor menjadi nasional biasanya karena lamanya dia
berkecimpung didunia ini. Vendor nasional harus memiliki website
yang interaktif dengan para pelanggan di luar kota.
Kelebihan:
1.
Relatif lebih stabil
Kekurangan:
1.
Relatif lebih mahal
2.
Maintenance masih perlu di pertanyakan
iii.
Luar
Vendor luar adalah vendor yang berasal dari luar negeri. Biasanya
kita mengetahui / mendapat software-software ini dari
internet. Adapun kelebihan dan kekurangannya adalah sebagai
berikut:
Kelebihan:
1.
Stabil
2.
Fasilitas lebih lengkap
Kekurangan:
1.
Berbahasa Inggris
2.
Maintenance mutlak via internet
3.
System kecenderungan menganut system luar ( international)
- Menjalankan
dan pemeliharaan